Doc sprints

Ceci est un guide pour l'organisation d'un doc sprint. Il contient des conseils et astuces de personnes qui ont organisé les doc sprints, pour vous aider dans l'organisation de celui-ci aussi. Ce guide appuie également sur les idées du livre FLOSS Manuals Book Sprints.

Qu'est ce qu'un doc sprint?

Un doc sprint est une courte période où un groupe de personnes se réunissent, virtuellement ou réellement, à collaborer à la rédaction de documentation sur un sujet donné ou des sujets connexes.

Types de sprints

Les sprints peuvent être virtuel ou en personne, ou une combinaison. Pour un sprint virtuel, tout le monde participe à partir de là où ils se trouvent, en communiquant  uniquement par le biais des cannaux dédiés. Pour un sprint en personne, les participants se réunissent au même endroit pendant toute la durée du sprint, afin qu'ils puissent communiquer  face-à-face. Les sprints hybrides peuvent être la plupart du temps en personne avec des participants à distance, ou la plupart du temps virtuel avec des rassemblements locaux. En personne les sprints exigent plus de planification logistique, pour assurer le lieu de la reunion , reunir tout le monde dans un même endroit, les loger et les nourrir pendant le sprint.

Une autre manière de classer par catégorie les sprints focalisés sur des thématiques  . Par exemple, un sprint pourrait se concentrer sur un domaine particulier, tels que le développement Web, ou sur la traduction dans une langue particulière.

Planification d'un sprint

Determiner les objectifs

Ayez une idée claire sur quels sont les objectifs pour le sprint, à la fois pour le contenu et la communauté. Cela permet de conduire votre planification dans les moindres détails.

• Voulez-vous  documenter un sujet particulier?
• Voulez-vous créer un type particulier de documents ou de ressources? Par exemple, des tutoriels, des exemples de code, ou des traductions dans une langue particulière.
• Voulez-vous attirer de nouvelles personnes à contribuer au MDN?
• Voulez-vous augmenter la cohésion entre les membres de la communauté existante?

Décider du type et de la portée

Basé sur vos objectifs, se prononcer sur le type de sprint (virtuel, en personne, ou une combinaison) et la portée (sur quoi seront focalisés les participants).

Par exemple, si vous voulez attirer de nouveaux membres de la communauté, un sprint local en personne serait un bon choix, car aucun voyage est impliqué, mais les participants ont l'occasion de se rencontrer. Si vous voulez vous concentrer sur un domaine spécifique, où les contributeurs de contenu sont répartis géographiquement, et se connaissent déjà les uns les autres, alors un virtual sprint peut faire l'affaire.

Choisissez les dates et heures

Pour les sprints en personne qui nécessitent un Voyage, nous avons constaté que trois jours (Soit deux jours de week-end et un jour de semaine) est assez suffisant pour pouvoir accomplir  un travail important, sans prendre trop de temps loin de la vie normale de tout le monde. Pour, sprints public, local, en personne, un jour oû vous pouvez expérer avoir le plus de personne pour s'engager. Pour les sprints virtuels, ils se font généralement sur deux jours: un jour de semaine et un jour de week-end. Comme  autre exemple, dans le passé, il y a eu un mini-sprint pour l'écriture et la traduction de documents, chaque mercredi soir dans le bureau Mozilla Paris; il était principalement en personne pour les résidents, mais a également obtenu la participation à distance de Montréal (où il était à l'heure du déjeuner).

Placer un sprint à la fin d'une conférence à laquelle tout le monde a assisté a bien fonctionné; essayer de lancer un sprint lors d'une conférence à laquelle tout le monde a assisté ne fonctionnait pas si bien. Assurez-vous que les participants aient connaissance du sprint quand ils font leurs plans de conférence, de sorte qu'ils permettent des jours supplémentaires pour le sprint.

Considérez les fuseaux horaires des participants virtuels; être sûr que vous laissez suffisamment de temps de travail dans chaque fuseau horaire, et vous avez un certain chevauchement lorsque plusieurs zones (comme l'Europe et des Amériques, ou Amériques et en Asie) sont éveillés. Cependant, c'est une réalité que le temps de personne n'est bon pour tout le monde partout.

Pour les virtual sprints, les rendez-vous peuvent être réglées à moins de 2-3 semaines à l'avance. Pour les in-person sprints, vous devez décider plus à l'avance, afin de laisser le temps aux gens de décider et de faire des arrangements de voyage.

Promouvoir le sprint

Vous pouvez faire le sprint ouvert, et inviter le monde, mais vous devriez avoir quelques personnes clés qui vous savez participeront effictivement. Travailler avec eux lors de la sélection des dates, pour vous assurer qu'ils sont disponibles pendant les dates choisies. Si le sprint n'est pas ouvert, alors vous avez besoin seulement d'étendre les invitations; Assurez-vous que chaque invitation est personnelle, expliquant pourquoi cette personne a été spécialement invitée.

Utilisez les canaux de médias sociaux qui sont appropriés pour atteindre vos participants cibles. Nous avons constaté que pour les développeurs Web, cela signifie Twitter, suivi par Google Plus, plus que Facebook ou LinkedIn. Cependant, les canaux populaires peuvent varier géographiquement (comme Orkut au Brésil). Faites appel à quelques personnes bien connectées qui ont une forte popularité parmi votre public cible, et leur demander de re-partager vos messages.

Logistiques pour les in-person sprints

Les logistiques pour les in-person sprints sont plus grands pour les longs sprint que pour ceux où les participants se deplacent pour assister. Un court sprint ou un sprint seulement reservé aux locaux nécessite relativement moins de support logistique.

Budget et financement

Vous devez savoir combien l'événement va coûter, et d'où l'argent va venir.

Les coûts à considérer dans votre budget incluent:

• Voyage
• Hébergement
• Nourriture
• Espace de réunion

Certains de ces coûts peuvent être auto-financé par les participants, ce qui signifie qu'ils paient pour leurs propres dépenses. Il existe une variété de façons d'économiser de l'argent, qui sont mentionnés dans les sections suivantes.

Il peut être possible d'obtenir le parrainage de Mozilla pour financer une partie des coûts de votre événement. Il permet d'avoir une orientation claire pour votre événement, et un plan spécifique et budget. S'il y a un Mozilla Rep dans votre région, travailler avec eux pour demander le budget et butin à travers le programme Reps. Sinon, vous pouvez soumettre une demande d'événements de développement dans Bugzilla.

Site

Il y a beaucoup d'options pour un espace de réunion. Si vous êtes dans une ville avec un bureau Mozilla, vous pouvez utiliser l'espace communautaire dans ce bureau. Ailleurs, les options comprennent des salles de réunion dans les bibliothèques, églises, cafés, ou des entreprises où vous avez des contacts. Beaucoup de villes ont maintenant des espaces de coworking qui louent leurs salles de conférence pour un prix raisonnable.

Ressources

Assurez-vous que votre site a de bonnes tables et des chaises, et une alimentation fiable et un accès Internet. Assis toute la journée sur une mauvaise chaise est non seulement mal à l'aise; il peut conduire à des blessures. Assurez-vous que le nombre de particiapants et leurs ordinateurs et périphériques ne l'emporte pas sur l'alimentation et la bande passante disponible sur Internet. Soyez généreux (mais pas dangereux) avec des cordons d'extension, et, si nécessaire, d'adaptateurs électriques. Un projecteur pour la visualisation partagée peut être très utile. Whiteboards et notes autocollantes sont grands pour le brainstorming et la planification.

Voyage

Voyage est pertinente que si les particanpts ne sont pas tous à proximité du lieu de sprint. Les stratégies habituelles pour économiser sur Voyage s'appliquent, et ne sont pas spécifiques aux sprints doc.

Hébergements

Où les particapants restent ne devraient pas être incommodemrnt loin du lieu de la réunion. Il peut être moins cher (et peut-être plus amusant) de diviser le coût d'une maison de vacances ou appartement, plutôt que de payer pour les chambres d'hôtel individuelles. Si vous avez un mélange de visiteurs et des habitants (prêts), les visiteurs peuvent séjourner dans les maisons des membres de la communauté locale.

Nourriture

Les participants ont besoin de manger! Prendre des dispositions pour la nourriture pendant le sprint, et informer les participants si certains repas ne seront pas organisées. Si le groupe reste dans une maison, vous pouvez économiser de l'argent en achetant et en cuisinant la nourriture plutôt que de sortir pour manger. Même si la nourriture est auto-financée, il peut réduire des tracas de piocher dans un fonds commun pour la nourriture, plutôt que diviser chaque facture de restaurant. Si votre site permet, des collations (certains sains et d'autres non) disponibles entre les repas.

Amusement

Prenez du temps pour des des activités sociales de non-écriture. Ceux-ci peuvent être informelles, comme aller pour une randonnée ensemble, ou plus formelle, comme une excursion touristique. Sortir de la bière (à la fin de la journée, bien sûr) est généralement un gagnant. D'autre part, ne pas planifier toutes les heures de la vie quotidienne. Tout le monde a besoin d'un temps d'arrêt, en particulier les introvertis.

Pendant le sprint

Planifier le travail

Tâches de suivi

Avoir un moyen de suivre que des tâches doivent être éfféctuées, qui fait quoi, et ce qui a été accompli. Pour les doc sprints MDN, nous utilisons une page wiki pour la planification à l'avance, et une EtherPad pour le suivi des travaux au cours du sprint.

Souvent, les gens veulent aider, mais ne savent pas par où commencer, et de décider parmi les nombreuses options prend trop d'effort mental. Pour tout participant donné, leur donner quelques tâches possibles ("vous pourriez faire A ou B"); ce qui simplifie leur choix, sans leur faire penser qu'ils sont gérés.

Collaboration

L'un des avantages des in-person sprints est que les gens peuvent travailler ensemble de façon dont ils pourraient ne pas être en mesure quand ils ne sont pas au même endroit, par exemple, en travaillant sur des idées ensemble sur un tableau blanc ou par remue-méninges avec notes autocollantes. Pourtant, il existe des possibilités de collaboration et de camaraderie dans tout type de sprint. Chatter via IRC est essentiel pour les virtual sprints, et toujours très utile pour les in-person sprints (par exemple, pour partager des liens). Pour un plus grand sens de la «présence virtuelle», envisager d'utiliser un service de conférence vidéo, tels que Google Hangout.

En tant qu'organisateur, rechercher les intérêts communs entre les participants et des façon dont ils peuvent travailler ensemble.

Célébrer les réalisations

Assurez-vous de prendre le temps de célébrer les réalisations à la fin de l'esprit. Cela donne des participants est une meilleure sensation que lorsque le sprint se termine juste sans résumé. Si possible, avoir des gens une "demo" de ce qu'ils ont fait, même si c'est juste montrer une nouvelle page de l'article.

En outre, partager les réalisations de sprint par un billet de blog, pour célébrer publiquement aussi bien. Ceci est important pour tout type de sprint, mais surtout pour les virtual sprints, où les participants pourraient ne pas être tous en ligne à la fin officielle du sprint pour une séance de synthèse.